중소기업과 회계 담당자들이 영수증 및 인보이스(invoice)를 수기로 처리하는 데 드는 막대한 시간을 절약해 줄 인공지능(AI) 기반 솔루션 ‘DocStreamAI’가 공개되었습니다. 이 솔루션은 팀 이메일을 실시간으로 모니터링하여 재무 문서를 자동으로 수집하고, AI로 데이터를 추출한 뒤 회계 소프트웨어에 동기화함으로써 수기 장부 정리의 필요성을 없애줍니다.
DocStreamAI의 핵심 기능은 크게 세 가지입니다. 첫째, ‘입력 계층(Input Layer)’에서는 이메일 자동화 기능을 통해 팀의 연결된 지메일(Gmail) 받은 편지함을 실시간으로 감시하며 인보이스, 영수증, 신용 메모를 자동으로 감지하고 중앙 집중화합니다. 둘째, ‘지능 계층(Intelligence Layer)’에서는 AI가 문서를 자동 분류하고, 공급업체, 품목, 총액, 세금, 지불 조건을 추출하며, 사용자의 회계 카테고리와 규칙에 따라 비용을 분류하고 기존 거래와 영수증을 매칭합니다. 마지막으로 ‘동기화 계층(Sync Layer)’을 통해 대시보드와 회계 소프트웨어(퀵북, 제로 등)가 항상 동기화되며, 중복 문서나 외부 변경 사항을 감지하고 조정합니다.
이러한 자동화는 수기 문서 처리 시간을 약 80% 절감할 수 있게 합니다. 예를 들어, 이메일 도착부터 퀵북에 청구서가 게시되기까지 평균 2.5분이 소요되던 작업을 크게 단축시킵니다. 이는 단순한 시간 절약을 넘어, 회계 업무의 정확성을 높이고 직원들이 더 중요한 업무에 집중할 수 있도록 돕습니다. 특히, 영수증 누락이나 잘못된 분류로 인한 재무 관리의 어려움을 해소하여 중소기업의 운영 효율성을 크게 향상시킬 수 있을 것으로 보입니다.